La présente norme établit les exigences minimales pour la collecte, l’utilisation, le stockage, la divulgation et l’élimination des données sur les employés, quels qu’en soient le format, la forme physique ou les caractéristiques, y compris ce qui suit :
- les renseignements sur la rémunération et les avantages sociaux;
- les enregistrements et les métadonnées liés à la navigation Web, aux enregistrements audio et vidéo, aux messages textes (SMS), aux messages directs et à d’autres formes de communication;
- les données sur les employés obtenues ou créées directement ou indirectement par les employeurs ou en leur nom sur des plateformes, appareils, technologies ou véhicules utilisés par les employés.
Elle couvre différents aspects de la gouvernance des données dans le but de renforcer la confiance entre les employeurs et les employés en faisant en sorte que l’employeur indique ouvertement et clairement les données sur les employés recueillies et utilisées, les méthodes et les motifs de collecte et d’utilisation, la durée et la forme de conservation, les personnes à qui les données sont divulguées, les motifs de divulgation et l’étendue des données. La norme traite aussi des données analysées par des humains et traitées par des appareils numériques ainsi que du concept et de la validité du consentement de l’employé.
Les aspects concernés sont les suivants :
- Collecte;
- Minimalisation;
- Utilisation et réutilisation;
- Classification;
- Divulgation;
- Conservation;
- Destruction;
- Sécurité;
- Intégrité;
- Confidentialité.
Dans la présente norme, le terme « employés » désigne les employés (à temps plein et à temps partiel), les sous-traitants et les bénévoles actuels, potentiels et antérieurs.
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